Hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân trong tổ chức sẽ tác động trực tiếp tới doanh thu, lợi nhuận và sự phát triển của doanh nghiệp. Việc đánh giá hiệu suất làm việc là nhiệm vụ quan trọng của mỗi quản lý nhằm đảm bảo đo lường chính xác tốc độ làm việc của mỗi cá nhân, từ đó đưa ra được các giải pháp cải thiện hiệu suất cho doanh nghiệp. 

Vậy hiệu suất làm việc là gì? Doanh nghiệp sẽ đánh giá hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân qua những tiêu chí nào? Những khó khăn khi cần đo lường chính xác hiệu suất nhân sự? Đâu là công cụ giúp doanh nghiệp thực hiện được những điều đó chính xác và hiệu quả nhất? Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây:

I. HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC LÀ GÌ?
1.1. Định nghĩa
Theo Wikipedia: “Hiệu suất (thường có thể đo được) là khả năng tránh lãng phí vật liệu, năng lượng, nỗ lực, tiền bạc và thời gian để làm một việc gì đó hay tạo ra kết quả mong muốn. Nói chung, đó là khả năng làm tốt một việc mà không có lãng phí”. Từ đó, ta có thể hiểu, hiệu suất làm việc của mỗi cá nhân trong doanh nghiệp là cách người đó hoàn thành nhiệm vụ/công việc được yêu cầu. Nó đề cập đến chất lượng và hiệu quả đầu ra của công việc, thể hiện sự hoàn thành mục tiêu công việc đặt ra với chi phí là thấp nhất có thể. Hiệu suất chính là một chỉ số hữu ích giúp nhà quản lý đánh giá một phòng ban/bộ phận/nhân sự có đang thực hiện tốt công việc hay không đồng thời đo lường được các nguồn lực trong doanh nghiệp đang được sử dụng như thế nào để đạt được mục tiêu công việc. Thông thường, hiệu suất công việc sẽ được tính bằng công thức như sau: HIỆU SUẤT = KẾT QUẢ/CHI PHÍ

Nhìn vào công thức trên ta có thể thấy: Kết quả đạt được và chi phí bỏ ra ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất công việc. Kết quả công việc càng cao, chi phí bỏ ra càng thì thì hiệu suất đạt được tốt nhất và ngược lại. Muốn cải thiện hiệu suất nhà quản lý có thể thực hiện: Tối ưu hoá và giảm tải chi phí cần bỏ ra, nâng cao chất lượng và kết quả công việc cần đạt được, thực hiện đồng thời việc tối ưu chi phí và nâng cao kết quả công việc

Đọc thêm: 07 yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất làm việc của nhân viên

II. TIÊU CHÍ ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT CÔNG VIỆC

• Thứ nhất, khối lượng công việc: Trong đó sẽ đánh giá dựa trên một số yếu tố: Nhiệm vụ, số lượng công việc, tiến độ xử lý, công việc nào hoàn thành, công việc nào trễ nhờ đó đánh giá được TIẾN ĐỘ làm việc của từng nhân viên

• Thứ hai, khả năng giao tiếp: Đánh giá dựa trên khả năng giao tiếp của mỗi nhân sự bao gồm kỹ năng giao tiếp bằng văn bản hoặc giao tiếp trực tiếp nhờ đó đánh giá được SỰ HÒA NHẬP của nhân sự với phòng ban/team/đội nhóm trong doanh nghiệp

• Thứ ba, thành tích cá nhân: Thành tích cá nhân phản ánh chính xác nhất năng lực và sự cố gắng của nhân sự trong những khoảng thời gian nhất định. Việc đo lường hiệu suất dựa trên thành tích cá nhân sẽ phản ánh được MỨC ĐỘ CAM KẾT của nhân sự với nhiệm vụ công việc được giao

• Thứ tư, sự phối hợp quy trình: Một team/nhân sự đang tham gia vào những quy trình nào, bước nào đang bị ứ đọng, tắc nghẽn nhờ đó đánh giá được SỰ PHỐI HỢP giữa các team với nhau và giữa các nhân sự trong cùng một team/dự án/quy trình.

• Thứ năm, thời gian thực hiện: Thời gian hoàn thành công việc thực tế so với thời gian cam kết nhờ đó đánh giá được TỐC ĐỘ làm việc của mỗi nhân sự.

• Thứ sáu, tính kỷ luật: Việc tuân thủ kỷ luật và các tiêu chí nội quy lao động sẽ giúp nhân sự làm việc với hiệu suất công việc được tốt nhất. Thông thường một nhân viên thường xuyên đi muộn, về sớm, không tập trung trong giờ làm việc thì hiệu suất làm việc không được đảm bảo. Đo lường hiệu suất theo tiêu chí này sẽ giúp lãnh đạo đánh giá được SỰ NGHIÊM TÚC trong quá trình làm việc của nhân sự.

• Thứ bảy, khả năng kết hợp làm việc nhóm: Nhân sự có khả năng kết hợp làm việc nhóm tốt sẽ giúp hiệu suất công việc của cả team đi lên và ngược lại. Do đó việc đánh giá chính xác được khả năng kết hợp làm việc nhóm của nhân sự sẽ giúp lãnh đạo đánh giá được SỰ TƯƠNG QUAN của nhân sự trong công việc & quy trình

Đọc thêm: Biểu hiện của nhân viên có hiệu suất thấp

III. NGUYÊN NHÂN DẪN ĐẾN VIỆC ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT KÉM CHÍNH XÁC

Nguyên nhân khách quan
1. Góc nhìn nhân sự
Trước đây, khi doanh nghiệp dừng lại ở mức 10 -15 nhân sự việc đo lường và đánh giá hiệu suất công việc sẽ không gặp quá nhiều khó khăn. Tuy nhiên đến thời điểm doanh nghiệp ngày càng “phình to” quy mô tăng, cơ cấu phòng ban mở rộng, doanh nghiệp có thêm nhiều vị trí công việc mới. Dẫn tới việc đo lường và kiểm soát đồng thời số lượng lớn nhân sự gặp nhiều khó khăn
2. Góc nhìn công việc
Quy mô doanh nghiệp tăng thì đồng nghĩa: Khối lượng công việc lớn, nhiều công việc phân nhánh nhỏ,…Điều này đã vô hình chung làm ảnh hưởng tới sự quản lý và theo sát của mỗi nhà lãnh đạo. Lãnh đạo khó sâu sát và theo dõi chi tiết từ các đầu việc lớn đến đầu việc nhỏ và tiến độ hoàn thành các công việc.
3. Góc nhìn thời gian
Việc đo lường và đánh giá hiệu suất bằng các phương pháp thủ công như sử dụng phiếu đánh giá, đánh giá 360 độ, mất khá nhiều thời gian cho đội ngũ quản lý và đội ngũ nhân sự trong doanh nghiệp. Việc dành nhiều thời gian đọc và tổng hợp báo cáo thủ công cùng sẽ làm chậm quá trình đo lường và đánh giá hiệu suất.

Nguyên nhân chủ quan
1. Cách thực vận hành

Thực tế, các doanh nghiệp đang giao việc và kiểm soát qua quá nhiều công cụ thủ công rời rạc (Email, Zalo, Excel,…). Cách vận hành này dẫn đến việc khó khăn khi tổng hợp dữ liệu để đo lường và đánh giá hiệu suất công việc gồm:

• Về công việc: Số lượng công việc của từng nhân sự, tiến độ xử lý, công việc nào hoàn thành, công việc nào trễ
• Về quy trình: Một nhân sự đang tham gia vào những quy trình nào, bước nào đang bị ứ đọng, tắc nghẽn
• Về thời gian: Thời gian hoàn thành công việc thực tế so với thời gian cam kết
• Về điểm nóng phát sinh: Khó phát hiện điểm nóng gây tắc nghẽn do không có số liệu đánh giá Realtime
• Về báo cáo: Không có số liệu đo lường cụ thể về kết quả hoàn thành công việc so với mục tiêu và tiến độ đã đề ra.

2. Khả năng lãnh đạo

Một số sai lầm của các nhà lãnh đạo sẽ là nguyên nhân khiến cho việc đo lường và đánh giá hiệu suất của nhân sự gặp nhiều khó khăn và ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất của công việc:

• Lãnh đạo đặt ra nhiều quy tắc không hợp lý: Lãnh đạo xây dựng và đặt ra quá nhiều quy tắc để việc đo lường hiệu suất được dễ dàng hơn nhưng vô hình chung đã làm cho nhân sự cảm thấy bị giám sát gắt gao như một đứa trẻ dẫn tới làm việc chống đối và không hiệu quả

• Lãnh đạo đối xử “cào bằng”: Nếu những nhân sự có hiệu suất tốt, siêng năng làm việc mà không được công nhận sẽ cảm thấy bị bất công, mọi nỗ lực và sự đánh giá không được công nhận sẽ ảnh hưởng tới hiệu suất làm việc.

• Dung túng cho nhân viên có hiệu suất kém: Trong doanh nghiệp, khi bạn cho phép nhân sự làm việc không hiệu quả, lười biếng, kém cỏi thì sẽ là nguyên nhân kéo tinh thần hiệu suất và nỗ lực của những nhân viên giỏi đi xuống và ảnh hưởng đến hiệu suất chung của doanh nghiệp.

• Không cho nhân viên thấy bức tranh toàn cảnh về công việc và quy trình: Nhân viên cần biết rõ mục đích chung từ đó xây dựng lên mục tiêu cá nhân và các công việc cần thực hiện để hoàn thành. Khi nhân sự thực hiện công việc theo plan có sẵn sẽ giúp lãnh đạo dễ dàng theo sát quá trình thực hiện công việc từ đó việc đo lường và đánh giá hiệu suất được thực hiện chính xác hơn.

Đọc thêm: Tầm quan trọng của việc đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của nhân viên

IV. KẾT LUẬN
Nhìn chung, cải thiện hiệu suất là bài toán đặt ra cho tất cả doanh nghiệp và nhà lãnh đạo. Cải thiện hiệu suất công việc có thể đem tới cho doanh nghiệp của bạn tiềm năng phát triển mới với sự phát triển bền vững trong dài hạn. Ngược lại, nếu doanh nghiệp làm việc với hiệu suất kém thì việc kinh doanh sẽ bị trì trệ, thụt lùi so với đối thủ cạnh tranh, thậm chí lu mờ dần trong thị trường cung ứng sản phẩm, dịch vụ của mình.
Do đó, việc đánh giá và đo lường chính xác hiệu suất làm việc của từng nhân sự làm nền tảng hỗ trợ cho quá trình đẩy nhanh hiệu suất làm việc cực kỳ quan trọng. Với tính năng tự động hóa các tác vụ, giải phóng gánh nặng thủ công cho nhà lãnh đạo, Base Work+ chính là một giải pháp công nghệ thông minh và giá trị giúp đã giúp việc đo lường & đánh giá hiệu suất của nhân viên trở nên đơn giản và chính xác. Thay vì mỗi tuần tốn nhiều thời gian tổng hợp, báo cáo thủ công thì nay toàn bộ dữ liệu đánh giá được cập nhật tự động trên phần mềm, giảm tải áp lực đáng kể cho cả quản lý và nhân viên. Thiết kế một hệ thống công nghệ chính là thiết kế bộ khung để trên đó doanh nghiệp có thể vận hành tự động và tối ưu về năng suất.

V. GIẢI PHÁP ĐO LƯỜNG PHỔ BIẾN
1. Đo lường và đánh giá thủ công
Có nhiều phương pháp giúp doanh nghiệp đo lường và đánh giá hiệu suất công việc, nhưng hầu hết ở các doanh nghiệp hiện nay vẫn đang áp dụng phương pháp đo lường và đánh giá thủ công thông qua một số cách thức sau đây:

• Phương pháp nhân viên tự đánh giá: Quản lý sẽ thiết lập và xây dựng mẫu đánh giá, nhân viên tự đánh giá hiệu suất của bản thân. Kết quả cuối cùng sẽ được đưa ra thông qua buổi trao đổi review giữa hai phía là nhà quản lý và nhân viên

• Phương pháp phản hồi 360 độ: Thông qua việc thu thập ý kiến đánh giá từ nhiều nguồn như: lãnh đạo, quản lý trực tiếp, các bộ phận liên quan, đồng nghiệp, khách hàng và các đối tác,… sẽ đưa ra kết quả về hiệu suất công việc nhân sự.

• Phương pháp thang điểm xếp hạng: Cũng tương tự như phương pháp nhân viên tự đánh giá nhưng với mẫu đánh giá này nhà quản lý sẽ đưa ra các tiêu chí gắn liền với thang điểm đánh giá, sau đó sẽ tổng hợp và đưa ra kết quả cuối cùng để xác định xếp hạng hiệu suất công việc của nhân viên.

• Phương pháp quản lý hiệu suất liên tục: Thông qua việc thiết lập KPI/OKR cho từng nhân sự trong ngắn hạn nhà quản lý sẽ đánh giá kết quả làm việc, kiểm tra tiến độ thường xuyên và phản hồi liên tục cho nhân viên.

2. Đo lường và đánh giá bằng công nghệ

Ngoài những phương pháp đo lường và đánh giá thủ công các doanh nghiệp hiện nay đã đang dần dịch chuyển sang phương pháp đo lường và đánh giá bằng các phần mềm công nghệ. Ưu điểm khi sử dụng các phần mềm công nghệ vào quản lý công việc là mọi tác vụ như theo dõi, đo lường và đánh giá đều sẽ được thực hiện tự động và có những số liệu đo lường Realtime nhờ đó mà việc đánh giá và đo lường sẽ được thực hiện nhanh chóng và chính xác.

BASE WORK+ GIẢI PHÁP HỖ TRỢ DOANH NGHIỆP ĐO LƯỜNG VÀ ĐÁNH GIÁ CHÍNH XÁC HIỆU SUẤT CỦA HÀNG TRĂM NHÂN SỰ

Phần mềm Base Work+ ra đời với 3 mảng tính năng: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, QUẢN LÝ QUY TRÌNH, QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ, là công cụ đắc lực giúp CEO/Manager đo lường và đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên.

1. Quản lý công việc & quy trình trên 1 nền tảng
Thiết lập và vận hành toàn bộ quy trình từ Marketing, sale, nhân sự, kế toán,… trên phần mềm. Lên danh sách công việc & Tạo Task giao việc cụ thể cho từng cá nhân kèm deadline.
→ Giúp nhà quản lý: Tổng hợp toàn bộ đầu việc của từng phòng ban, từng nhân sự.

2. Kiểm soát tiến độ tức thì
Lập tức nắm được luồng bàn giao công việc giữa các bộ phận. Đồng thời, hiển thị trực quan bảng tiến độ thông qua 4 dạng biểu đồ Gantt Chart, Kanban Board, Checklist và Lịch biểu. Cập nhật Real – time tình trạng xử lý công việc (việc đang đến bước nào, có đúng kế hoạch đề ra hay không)
→ Giúp nhà quản lý: Kiểm soát tiến độ từng cá nhân, ai đang trễ Deadline, trễ từ bao giờ, ai đang xử lý nhanh.

3. Báo cáo kết quả tự động
Tự động tổng hợp số liệu và hiển thị báo cáo công việc dạng biểu đồ trực quan
→ Giúp nhà quản lý: Đánh giá dễ dàng nhân viên nào xuất sắc nhất, workload từng nhân sự. Đo lường thời gian thực thi từng bước trong quy trình (SLA), từ đó đưa ra những quyết định bổ sung/cắt giảm nhân sự/thời gian hợp lý.

——————————————————————————————————————-

Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…

Để nhận tài liệu + báo giá + tính năng sản phẩm phần mềm hỗ trợ quản lý công việc – quản lý quy trình Base Work+, bạn có thể ĐỂ LẠI EMAIL ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY:

---