Bất kỳ nhân sự nào cũng mong muốn mình được trở thành một phần trong một đội nhóm làm việc gắn kết, năng suất và hiệu quả. Điều đó sẽ giúp nhân sự có được một tinh thần làm việc tốt nhất, có những trải nghiệm bổ ích, đẩy nhanh được tốc độ và tiến độ là việc cũng như là nền tảng thúc đẩy cả nhóm và toàn bộ doanh nghiệp phát triển.
Trong quá trình làm việc nhóm, sự gắn kết, phù hợp và phối hợp nhịp nhàng giữa các thành viên thật sự rất quan trọng và cần thiết vì đây sẽ là nền tảng thúc đẩy năng suất cũng như kết quả và chất lượng công việc của đội nhóm. Vậy thế nào là một đội nhóm gắn kết và có hiệu suất cao? Đội nhóm làm việc không hiệu quả sẽ ảnh hưởng đến doanh nghiệp như thế nào? Đâu là phương pháp giúp nhà lãnh đạo quản lý đội nhóm được hiệu quả nhất? Mời các nhà quản lý cùng tham khảo bài viết dưới đây của Base.
THẾ NÀO LÀ ĐỘI NHÓM LÀM VIỆC CÓ HIỆU SUẤT CAO
1.1. Khái niệm
Một team hay một nhóm làm việc với hiệu suất cao cần đảm bảo được những yếu tố: Nhóm gồm các thành viên có cùng mục tiêu phát triển, phấn đầu để đạt được sự xuất sắc trong công việc. Nhân sự trong nhóm có sự gắn kết chặt chẽ thông qua việc giao tiếp cởi mở, minh bạch rõ ràng, có cùng lãnh đạo và những mục tiêu chung. Vai trò của các nhân sự trong nhóm cần rõ ràng, sau khi thống nhất và phân công mỗi thành viên sẽ chịu trách nhiệm về khối lượng công việc của mình và sự cam kết để đạt được mục tiêu chung.
Một nhóm làm việc với hiệu suất cao sẽ giúp doanh nghiệp:
- Phát triển đội ngũ nhân sự có tài năng, kỹ năng và có sự phối hợp hài hòa khi làm việc nhóm
- Đảm bảo được năng suất tốt hơn cho doanh nghiệp. Vì thực tế, một cá nhân có làm việc tốt đến đâu cũng sẽ không thể bằng một tập thể, một đội nhóm.
- Làm việc chung sẽ giúp nhân sự đưa ra được nhiều ý tưởng mới, những đóng góp mang tính đột phá và mới mẻ góp phần xây dựng sự sáng tạo trong doanh nghiệp.
- Nâng cao tinh thần làm việc hiệu quả nhưng không bị gò bó hay khắc nghiệt trong doanh nghiệp
- Đội nhóm gắn kết sẽ giúp cho việc liên kết đầu việc được dễ dàng và sự phản biện, phản hồi công việc được nhanh chóng và chính xác.
- Đánh giá được chính xác hiệu suất làm việc của nhân sự thông qua khối lượng công việc, tốc độ, tiến độ, thái độ của từng nhân sự khi phối hợp làm việc nhóm
1.2. Đặc điểm đội nhóm gắn kết và làm việc với hiệu suất cao
Để xây dựng được một đội nhóm làm việc gắn kết và làm việc với hiệu suất cao thì các nhà quản lý cần phải “phác họa” được chân dung những nhân sự sẽ thuộc đội nhóm có đặc điểm như thế. Họ sẽ là những người:
- Nắm bắt được mục tiêu chung và biết định hướng xây dựng mục tiêu cá nhân phù hợp với mục tiêu của cả nhóm
- Có tinh thần kỷ luật cao, có sự cam kết rõ ràng về khối lượng công việc, tốc độ, thời gian và nhiệm vụ của chính họ
- Có tinh thần hỗ trợ các thành viên làm việc hiệu quả, đóng góp, hợp tác và cùng thực hiện công việc vì mục tiêu
- Có khả năng sáng tạo và tư duy logic khi cùng phối hợp làm việc
- Mỗi nhân sự trong đội nhóm cần phải hiểu rõ điểm mạnh và điểm yếu của mình. Họ sẽ tập trung phát triển điểm mạnh và sẽ là những chuyên gia trong chính lĩnh vực, công việc mà họ tham gia trong đội nhóm.
- Làm việc với yêu cầu và tốc độ cao
- Sẵn sàng tiếp nhận những ý kiến khác nhau, phản hồi, phản biện và đưa ra những kết luận cuối cùng một cách chính xác.
Ngoài việc lựa chọn những người có đặc điểm như trên để thiết lập thành một đội nhóm có hiệu suất cao, doanh nghiệp có thể cân nhắc tới việc để các nhân sự trong nhóm thu hút thêm nhân sự cho nhóm mình, nhờ đó mà họ có thể tìm được những nhân sự tương lai phù hợp với mình.
NGUYÊN NHÂN KHIẾN ĐỘI NHÓM LÀM VIỆC KÉM HIỆU QUẢ i sao đội nhóm của bạn chưa gắn kết và làm
Đội nhóm làm việc không hiệu quả sẽ xuất phát từ nhiều nguyên nhân khác nhau nhưng chung quy lại nó sẽ xuất phát từ ba nguyên nhân chính: từ doanh nghiệp, từ nhân sự và từ nhà quản lý.
2.1. Nhân sự thiếu sự gắn kết
Sợi dây liên kết giữa các nhân sự trong nhóm rất quan trọng nó ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả làm việc cho nhóm đó. Một khi sợi dây liên kết đó càng chặt chẽ thì chứng tỏ các nhân sự đang có sự liên kết với nhau một các hiệu quả nhất. Ngược lại nếu nhân sự thiếu sự gắn kết thì mức độ hòa hợp, sự tin tưởng, tôn trọng ý kiến và hướng tới mục tiêu chung đều đang ở mức đáng báo động.
2.2. Giao tiếp không hiệu quả
Việc trao đổi, giao tiếp trong nhóm không hiệu quả sẽ khiến cho việc các thành viên trong nhóm cố gắng đạt được mục tiêu chung hay cùng thống nhất trong các quan điểm đó gặp nhiều khó khăn. Nhìn chung hầu hết các doanh nghiệp đều đang sử dụng các công cụ giao tiếp như Zalo, Skype, Gmail,…tuy nhiên với một khối lượng công việc lớn thì việc giao tiếp qua các công cụ này sẽ gặp nhiều khó khăn. Nhân sự trong nhóm cần có sự cởi mở, trao đổi rõ ràng với nhau, xem xét mọi ý kiến để đưa ra quyết định cuối cùng. Tránh những xung đột xảy ra do nhóm không có tiếng nói chung.
2.3. Mâu thuẫn quan điểm và ý tưởng
Nhiều quan điểm đối lập trong cùng một nhóm, mâu thuẫn xảy ra và các thành viên trong nhóm không thống nhất sẽ dễ làm tinh thần cũng như hiệu quả làm việc nhóm. Cần có sự cân bằng giữa những lúc như thế này để đưa ra được những quyết định nhanh chóng và chính xác nhất nhằm mục đích cân bằng lại tinh thần và hiệu suất làm việc của đội nhóm.
2.4. Xây dựng đội nhóm thiếu sự đồng nhất giữa các nhân sự
Đội nhóm cần phải được xây dựng dựa trên sự tương đồng về mục tiêu, đặc điểm cá nhân, năng lực, trình độ, kỹ năng và khả năng phối hợp…Những mục tiêu này được đảm bảo sẽ giúp đội nhóm có thêm sự gắn kết và sự đồng nhất.
2.5. Không tập trung vào điểm mạnh của mỗi nhân sự
Khai phá được tiềm năng của mỗi nhân sự trong nhóm sẽ giúp nhà lãnh đạo xác định được các vai trò phù hợp cho từng nhân sự nhờ đó mà sẽ dễ dàng hơn trong việc giao đúng người, đúng việc đúng quy trình. Việc đánh giá được đúng tiềm năng nhân sự cũng giúp cho hoạt động phối hợp trong đội nhóm dễ dàng hơn, mỗi nhân sự sẽ biết được điểm mạnh của mình nhờ đó tập trung vào phát triển điểm mạnh của mình.
2.6. Nhân sự trong nhóm thiếu sự tin tưởng lẫn nhau
Nhân sự thiếu sự tin tưởng sẽ dẫn đến tâm thế đề phòng lẫn nhau, trong nhóm mọi người sẽ không còn sôi nổi năng động và thân thiện cùng nhau cố gắng và hướng đến mục tiêu chung.
2.7. Không giải quyết xung đột ngay lập tức
Thực chất, xung đột sẽ giúp nhóm làm việc hiệu suất hơn. Nhờ những cuộc xung đột này mà mỗi nhân sự trong nhóm đều đưa ra được những ý kiến riêng, mọi người sẽ tranh luận và đưa ra những ý kiến quyết định cuối cùng. Tuy nhiên, xung đột sẽ gây ảnh hưởng tiêu cực nếu nó được đẩy lên quá cao trào và việc mà các nhà quản lý cần làm là cân bằng lại điều đó. Giải quyết nhanh chóng và đưa ra những quyết định cuối cùng
HẬU QUẢ GÌ SẼ XẢY RA NẾU DOANH NGHIỆP SỞ HỮU NHỮNG ĐỘI NHÓM HOẠT ĐỘNG KÉM
3.1. Đối với doanh nghiệp
– Ảnh hưởng đến hiệu suất chung doanh nghiệp: Đội nhóm làm việc không tốt sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất chung của toàn doanh nghiệp. Hiệu suất của từng cá nhân trong nhóm cũng bị tác động.
– Ảnh hưởng đến quan hệ đối tác: Nếu doanh nghiệp bạn thuộc lĩnh vực kinh doanh dịch vụ khách hàng thì bạn sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc sở hữu những đội nhóm làm việc năng suất hiệu quả trong doanh nghiệp. Doanh nghiệp nào cũng mong muốn mình sẽ được hợp tác kinh doanh với những tổ chức có tinh thần đồng đội mạnh mẽ hơn là những tổ chức làm việc rời rạc không hiệu quả.
– Quá trình chinh phục mục tiêu của công ty bị ảnh hưởng: Để thực hiện được các mục tiêu của doanh nghiệp cần đòi hỏi sự nỗ lực rất lớn của các đội nhóm và của mỗi cá nhân. Một đột nhóm thiếu tinh thần làm việc chung, không có sự thống nhất, thường xuyên xảy ra mâu thuẫn, thiếu những ý tưởng mới,..sẽ khiến cho việc chinh phục mục tiêu ngày càng khó khăn.
– Làm mất tinh thần làm việc chung: Đội nhóm làm việc với hiệu suất kém sẽ gây ra tình trạng không hoàn thành công việc đúng với deadline và yêu cầu được giao. Đây là một trong những nguyên nhân khiến tiến độ công việc chung của toàn doanh nghiệp bị ảnh hưởng. Một số thành viên vẫn đang làm tốt công việc của mình nhưng một số thì không. Do đó, những thành viên còn lại trong đội nhóm sẽ phải gánh vác công việc cho những nhân sự như thế. Về lâu về dài tình trạng này còn diễn ra, nhân sự giỏi, năng suất tốt luôn chủ động trong công việc sẽ bị quá tải nhiều công việc, sẽ sinh ra nhiều mâu thuẫn, bất mãn và không muốn dốc sức vì công việc.
– Tốn kém chi phí đào tạo nhân sự, đào tạo kỹ năng: Doanh nghiệp dành nhiều thời gian công sức để xây dựng nên những khóa đào tạo trong doanh nghiệp nhằm đào tạo nhân lực và bồi dưỡng năng lực cho những nhân viên yếu kém, chưa nắm rõ được toàn bộ công việc và quy trình đang “mơ hồ” trong bức tranh tổng thể về công việc. Việc này sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp rất nhiều thời gian và tiền bạc. Nếu những nhân sự doanh nghiệp đào tạo ngày một phát triển thì chi phí này xứng đáng còn ngược lại nếu doanh nghiệp “sở hữu” cho mình quá nhiều nhân sự luôn bị động trong công việc thì việc đào tạo sẽ ko có hiệu quả, gây lãng phí và tốn kém.
3.2. Đối với quản lý
– Gây gián đoạn công việc: Đội nhóm làm việc không hiệu quả sẽ gây ra tắc nghẽn và gián đoạn cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Thay vì tập trung vào việc nâng cao năng suất làm việc, tập trung vào trọng tâm chính những vấn đề cốt lõi trong doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ phải dành rất nhiều thời gian để đôn đốc nhắc nhở, “cầm tay, chỉ việc” cho nhân sự làm sai, làm nhầm và liên tục làm thiếu công việc. Lâu dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất của nhà quản lý vì họ đang phải dành quá nhiều thời gian để sát sao hỗ trợ những đội nhóm đang làm việc không hiệu quả
– Tâm lý lãnh đạo: Gây ra trạng thái hoang mang khi mình liên tục lãnh đạo những đội nhóm làm việc không hiệu quả. Hiệu suất công việc bị ảnh hưởng nhiều. Nhà lãnh đạo sẽ hoài nghi năng lực của bản thân, ảnh hưởng đến việc quản lý và đôn đốc thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả.
– Mất nhiều thời gian: Thực chất, mỗi nhà lãnh đạo đều kỳ vọng khi xây dựng đội nhóm mình sẽ không phải giám sát nhân viên quá nhiều. Các nhân viên trong đội nhóm sẽ chủ động điều chỉnh hành vi của mình để phù hợp với mục tiêu chung. Nhưng thực tế điều đó chỉ đúng khi các nhân sự trong nhóm đang có sự đồng nhất, thống nhất và hiệu suất cao. Một số nhà quản lý sẽ mất rất nhiều thời gian để hỗ trợ nhân sự từ những bước nhỏ nhất, chỉnh sửa và hỗ trợ đội nhóm khi đi lệch hướng
3.3. Đối với nhân sự
– Mất động lực làm việc: Không ai muốn mình được đặt vào một nhóm có hiệu suất thấp và thường xuyên mâu thuẫn. Nhân sự nào cũng kỳ vọng khi tham gia vào một nhóm mình sẽ có động lực và làm việc năng suất hơn. Mang lại niềm vui cho bản thân và tinh thần làm việc chung. Thế nên, nếu đội nhóm làm việc thiếu gắn kết và không hiệu quả sẽ làm nhân sự thấy mệt mỏi, thiếu động lực để cùng nhau vượt qua và đạt được mục tiêu chung
– Mâu thuẫn và cạnh tranh không lành mạnh: Đội nhóm không thống nhất được ý kiến sau những cuộc tranh luận sẽ dẫn đến tình trạng nhân sự mỗi người một ý, mọi người sẽ không thống nhất và làm việc với mục tiêu chung, không có sự lắng nghe hay cùng mối quan tâm thì sẽ ngày càng trở nên mâu thuẫn. Trên thực tế, các thành viên trong nhóm mà không có chính kiến riêng, không đưa ra ý kiến của mình thì khi xảy ra trục trặc họ sẽ không muốn chịu trách nhiệm và sẽ đùn đẩy trách nhiệm với nhau.
– Thiếu sự gắn kết, đoàn kết và thấu hiểu lẫn nhau: Nhân sự mỗi người đều hướng đến mục đích khác nhau không vì mục đích chung thì doanh nghiệp sẽ không thể hùng mạnh và thành công. Tăng cường sự đoàn kết và thấu hiểu lẫn nhau sẽ giúp củng cố tinh thần đồng đội và tạo ra được những gắn kết bền chặt trong doanh nghiệp.
– Năng suất giảm sút: Đội nhóm làm việc không hiệu quả cũng ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất của từng nhân sự, nhân sự làm việc tốt bị đặt vào nhóm có hiệu suất kém sẽ dần bị “trì trệ” và sẽ không chủ động nâng cao năng suất cho bản thân mình.
GIẢI PHÁP XÂY DỰNG & GẮN KẾT ĐỘI NHÓM
4.1. Thiết lập mục tiêu và nguyên tắc làm việc chung cho nhóm
Xây dựng mục tiêu chính là điều đầu tiên mà các nhà quản lý cần làm khi muốn đội nhóm mình gắn kết và làm việc hiệu quả. Có được mục tiêu chung, các thành viên trong nhóm sẽ có thể thiết lập được mục tiêu của bản thân từ đó đảm bảo được tất cả các thành viên trong nhóm sẽ có sự gắn kết và đi đúng hướng theo kế hoạch đã đề ra, tránh trường hợp các nhân sự thực hiện và làm việc không đúng với mục tiêu. Việc xây dựng mục tiêu có thể được tuân theo công thức nhất định ví dụ như công thức SMART (Gồm: Specific – Cụ thể, Measurable – Đo lường được, Achievable – Khả thi, Realistics – Thực tế, Timebound – Thời hạn rõ ràng)
Thiết lập và thống nhất được các nguyên tắc làm việc trong nhóm là cách đề cao sự minh bạch trong việc quản lý đội nhóm. Xây dựng được các quy định thưởng, phạt minh bạch và rõ ràng giúp các thành viên có động lực để làm việc và sẽ nhận được sự công nhận xứng đáng với năng lực.
4.2. Nắm rõ đặc điểm và tập trung vào thế mạnh của nhân sự
Mỗi nhân sự sẽ có những đặc điểm và những thế mạnh riêng, điều các nhà quản lý cần làm là khai phá được chính xác những năng lực đó và sắp xếp nhân sự vào đúng vị trí đúng khối lượng và đúng công việc. Các nhà quản lý có thể đánh giá nhân sự dựa trên nhiều khía cạnh khác nhau như: Vị trí, khối lượng công việc, năng lực, hiệu suất, tốc độ, thái độ, phong độ làm việc, kết quả thực tế so với cam kết trước đây như thế nào,… để từ đó đánh giá được điểm mạnh điểm yếu và năng lực làm việc của nhân sự.
4.3. Phân việc đúng năng lực
Dựa trên những đặc điểm trên nhà quản lý sẽ đặt mục tiêu làm thế nào để sắp xếp đúng người vào đúng việc đúng quy trình nhằm đẩy nhanh tiến độ nâng cao hiệu quả và tận dụng được hết khả năng của mỗi nhân sự
4.4. Công bằng và minh bạch, khuyến khích và ghi nhận
Đảm bảo sự công bằng trong doanh nghiệp sẽ tránh được những mâu thuẫn không đáng có. Khi đưa ra những quyết định cho đội nhóm, quản lý cần đưa ra được những lời giải thích rõ ràng, khéo léo và có những dẫn chứng đầy đủ nhằm tạo được sự đồng thuận, tránh những mâu thuẫn bất đồng trong nhóm. Việc lựa chọn bất kì phương án nào cũng cần dựa trên những nguyên tắc và cơ sở rõ ràng tránh trường hợp bất đồng khi quyết định lựa chọn phương án của người này mà không lựa chọn phương án người kia.
4.5. Chấp nhận rủi ro
Để phát triển được nhân sự và tối đa hóa tiềm năng trong họ, quản lý sẽ cần phải khuyến khích đội ngũ nhân sự đưa ra những sáng kiến mới, điều này cũng đồng nghĩa với việc họ có thể mắc sai lầm và đội nhóm của bạn có thể đi “chệch hướng”. Việc của nhà quản lý lúc này là chấp nhận rủi ro, tiếp nhận những phương án mới, những giải pháp khác nhau hay những lối tư duy đa chiều của nhân sự. Kiểm soát được rủi ro, doanh nghiệp sẽ tận hưởng được thành quả mà đội ngũ nhân sự mình mang lại.
4.6. Xây dựng nền tảng làm việc hiệu quả
Một trong những cách để đội nhóm làm việc hiệu quả hơn là tạo một môi trường làm việc chung cho toàn bộ nhân sự, nơi mọi người có thể tiếp nhận công việc, theo dõi, báo cáo và phản hồi thông tin nhanh nhất. Điều này cũng đồng nghĩa nhân sự sẽ có thể giao tiếp và làm việc dễ dàng hơn nhờ đó nâng cao hiệu suất và xây dựng được tính thống nhất khi làm việc nhóm.
Base Work+ giải pháp quản lý công việc giúp CEO/Manager quản lý đội nhóm hiệu quả
Hơn 5000 CEO/Manager hàng đầu Việt Nam đã tìm đến Base Work+: Giải pháp quản lý công việc với mong muốn đây sẽ là công cụ giúp doanh nghiệp giải quyết triệt để những vấn đề khi quản lý đội nhóm. Thông qua hàng loạt tính năng tiêu biểu:
QUẢN LÝ CÔNG VIỆC & QUY TRÌNH TRÊN 1 NỀN TẢNG: Thiết lập và vận hành toàn bộ quy trình từ Marketing, sale, nhân sự, kế toán,… trên phần mềm.
→ Giúp quản lý: Theo dõi toàn bộ dữ liệu nhân sự từ thông tin cá nhân như tên, SĐT, địa chỉ, ngày sinh đến mô tả công việc, mức lương đồng thời theo dõi được toàn bộ kết quả cũng như tiến độ công việc
→ Giúp nhân viên: Kết nối và làm việc với nhau trên một nền tảng duy nhất, dễ dàng trao đổi phản hồi bằng cách @tag nhau trên từng đầu việc
TRỰC QUAN HÓA MỤC TIÊU THÀNH ĐẦU VIỆC: Thiết lập KPI/OKR của từng cá nhân/từng bộ phận theo tuần/tháng/quý/năm, kèm phân công công việc cụ thể
→ Giúp quản lý đo lường & đánh giá hiệu suất làm việc chuẩn xác thông qua hai tiêu chí KPI, OKR
→ Giúp nhân viên: Nắm rõ KPI/OKR của phòng ban, của team, của cá nhân. Theo dõi và đo lường tiến độ thực thi KPI đảm bảo đúng KPI/OKR đã đề ra
PHÂN CÔNG VIỆC & ĐO LƯỜNG CHÍNH XÁC HIỆU SUẤT LÀM VIỆC CỦA NHÂN VIÊN THÔNG QUA 3 TIÊU CHÍ:
– Về công việc: Số lượng công việc của từng nhân sự, tiến độ xử lý, công việc nào hoàn thành, công việc nào trễ
– Về quy trình: Một nhân sự đang tham gia vào những quy trình nào, bước nào đang bị ứ đọng, tắc nghẽn
– Về thời gian: Thời gian hoàn thành công việc thực tế so với thời gian cam kết
→ Quản lý: Phát hiện được nhân viên xuất sắc nhất, Workload từng nhân sự. Đo lường thời gian thực thi thực tế (SLA) so với cam kết. Từ đó đánh giá chính xác hiệu suất làm việc của từng cá nhân và có phương án bổ sung/cắt giảm/tối ưu nhân sự hợp lý.
→ Nhân sự: Được công nhận/khen thưởng minh bạch đúng công sức
Ngoài ra, là một nhà lãnh đạo, bạn cũng có thể vừa hỗ trợ, vừa có thể truyền động lực và cảm hứng tới nhân sự. Cảm hứng chính là mấu chốt quan trọng: Khi được làm việc cùng các nhà lãnh đạo đầy cảm hứng, các nhân viên sẽ kiên trì và có khả năng đón nhận những thách thức mới.
KẾT LUẬN
Làm việc nhóm giữ vai trò rất quan trọng đối với mỗi doanh nghiệp. Mỗi nhà quản lý đều hiểu rõ vai trò của làm việc nhóm quan trọng với mỗi doanh nghiệp như thế nào. Không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao được chất lượng công việc, tiết kiệm thời gian, công sức mà còn là tiền đề để doanh nghiệp có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra từ đó hướng tới những mục tiêu lớn hơn cho tổ chức.
