Lãnh đạo nào cũng mong muốn doanh nghiệp mình đạt được hiệu suất cao nhất trong công việc. Những tiêu chí: kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, thái độ, sự phù hợp với công việc và văn hóa của doanh nghiệp… được các nhà lãnh đạo đưa ra để chọn lọc cho mình một nguồn nhân lực đầu vào thật chất lượng. Mục tiêu tiếp theo cần đặt ra đó là làm thế nào để nhân sự của mình thật sự chủ động trong công việc, đảm bảo hiệu quả làm việc cao nhất.
Vậy thế nào là một nhân viên thật sự chủ động trong công việc? Những nguyên nhân nào đang “kìm kẹp” sự chủ động của mỗi nhân sự? Đâu là giải pháp giúp “khơi dậy” sự chủ động. Tất cả sẽ được giải đáp trong bài viết dưới đây:
1.1. Định nghĩa
Sự chủ động của mỗi nhân sự được thể hiện khi nhân sự đó có thể tập trung vào công việc đồng thời có thể kiểm soát và lên kế hoạch công việc cụ thể và các dự phòng trong tương lai. Nói cách khác, một nhân sự chủ động trong công việc có thể hoàn thành tốt công việc được giao và chủ động làm việc mà không cần được yêu cầu. Thay vì chỉ có thể phản ứng khi mọi thứ đã xảy ra thì nhân sự có thể làm chủ hành động và duy trì mọi thứ trong tầm kiểm soát. Chủ động trong công việc là một trong những đặc điểm của một nhân sự tài năng
1.2. Chân dung một nhân sự chủ động trong doanh nghiệp
Hãy thử tưởng tượng bạn cần “vẽ” hình ảnh một nhân sự chủ động trong công việc, những hình ảnh đầu tiên hiện lên trong đầu bạn sẽ là:
– Nhân sự chủ động tiếp nhận công việc, đề xuất kế hoạch, đề xuất công việc trong phạm vi trách nhiệm của mình ngoài những công việc mà sếp giao.
– Nhân sự chủ động chuyển giao, kết hợp và phối hợp làm việc giữa các các phòng ban với nhau, cá nhân với nhau và với các cá nhân trong quy trình
– Nhân sự chủ động tìm kiếm và phát hiện các vấn đề, rủi ro có thể xảy ra và chủ động chịu trách nhiệm và sửa sai khi mắc lỗi
– Nhân sự chủ động theo dõi được tiến độ công việc, dự đoán được thời gian hoàn thành và đẩy nhanh tiến độ đảm bảo được hoàn thiện so với kế hoạch đã đề ra
– Nhân sự chủ động báo cáo kết quả và đưa ra những số liệu Realtime và tổng hợp các báo cáo theo sự yêu cầu của cấp trên…
Chung quy lại, một nhân sự chủ động trong doanh nghiệp sẽ là một người nắm được bức tranh toàn cảnh về công việc để từ đó có thể biết mình là ai, biết mình nên làm công việc gì, biết mình cần phối hợp ra sao? Biết mình cần giải quyết và đẩy nhanh các tiến độ công việc như thế nào để phù hợp công việc, kế hoạch dự án của doanh nghiệp/phòng ban/đội nhóm.
TẠI SAO NHÂN VIÊN CHƯA CHỦ ĐỘNG VỚI CÔNG VIỆC?
Về cơ bản, sẽ có nhiều nguyên nhân khiến một cá nhân thiếu sự chủ động trong công việc. Và thường sẽ xuất phát từ hai nguyên nhân chính sau đây:
2.1. Nguyên nhân chủ quan
Nhân viên làm việc với tâm lý của một người làm thuê, thiếu lòng tự trọng, thụ động, chịu nhiều sự giao phó điều động của người khác và thiếu trách nhiệm với bản thân, công việc được giao phó,…
2.2. Nguyên nhân khách quan
– Lương thưởng không xứng đáng, thiếu sự công bằng minh bạch: Nhân viên làm việc thụ động năng suất giảm sút nếu họ không được trả lương thưởng xứng đáng và công bằng minh bạch.
– Doanh nghiệp thiếu tính kỷ luật: Doanh nghiệp cần tạo cho nhân sự một không gian đủ lớn để phát triển, tự xây dựng và đưa ra những ý tưởng mới tuy nhiên vẫn cần giới hạn một khuôn khổ để có sự thưởng – phạt công minh với những nhân sự luôn chủ động làm tốt công việc của mình và những nhân sự luôn thụ động thường xuyên bỏ quá deadline.
– Quy định làm việc cứng nhắc: Một số nhân sự thích được làm việc linh động, họ có thể chủ động đưa ra những phương án làm việc mới. Khi đó với cương vị là nhà quản lý, nhà lãnh đạo cần tiếp nhận, hỗ trợ và khuyến khích nhân sự đưa ra nhiều những phương án mới.
– Nhân sự không nắm được bức tranh tổng về công việc và quy trình: thường xuyên gặp khó khăn với những câu hỏi:
Mình là ai? Giữ vai trò gì trong bức tranh quy trình & kế hoạch công việc. Nếu trễ thì ảnh hưởng đến ai phía sau.
Mình nên làm công việc gì? Việc gì cần ưu tiên làm trước/sau, deadline bao lâu thì hợp lý.
Mình nên phối hợp ra sao? Bàn giao cho ai, quy trình có bao nhiêu bước, thời hạn tối đa bao lâu.
Mình nên giải quyết điểm nóng thế nào? Phát sinh ở đâu, từ bao giờ, do ai chịu trách nhiệm. Không nắm được bức tranh tổng thể như thế, nhân viên ngày càng trở nên rụt rè và thụ động trong mọi hoàn cảnh và công việc.
NHÂN SỰ THIẾU SỰ CHỦ ĐỘNG SẼ MANG LẠI HẬU QUẢ GÌ CHO DOANH NGHIỆP
3.1. Đối với doanh nghiệp
– Ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp: Để có thể xây dựng được cho mình một thương hiệu chất lượng, một sản phẩm uy tín và một dịch vụ chuyên nghiệp tốn rất nhiều thời gian của doanh nghiệp. Nhưng đáng sợ thay, chỉ cần đội ngũ nhân sự của mình làm việc kém hiệu quả, chỉ trực chờ sếp giao việc, thiếu sức sáng tạo,… thì tất cả công sức mà doanh nghiệp xây dựng có thể bị thổi bay trong vòng “một nốt nhạc”. Nhân sự làm việc không chuyên nghiệp, thiếu sự chỉn chu sẽ giảm đi sự hài lòng khách hàng, điều này có thể dẫn đến tình trạng khách hàng đánh đồng nhân viên yếu kém, năng lực không tốt với cả một doanh nghiệp.
– Làm mất tinh thần làm việc chung: Nhân viên làm việc thụ động sẽ gây ra tình trạng không hoàn thành công việc đúng với deadline và yêu cầu được giao. Đây là một trong những nguyên nhân khiến những thành viên còn lại trong đội nhóm sẽ phải gánh vác công việc cho những nhân sự như thế. Về lâu về dài tình trạng này còn diễn ra, nhân sự giỏi, năng suất tốt luôn chủ động trong công việc sẽ bị quá tải nhiều công việc, sẽ sinh ra nhiều mâu thuẫn, bất mãn và không muốn dốc sức vì công việc.
– Tốn kém chi phí đào tạo nhân sự: Doanh nghiệp dành nhiều thời gian công sức để xây dựng nên những khóa đào tạo trong doanh nghiệp nhằm đào tạo nhân lực và bồi dưỡng năng lực cho những nhân viên yếu kém, chưa nắm rõ được toàn bộ công việc và quy trình đang “mơ hồ” trong bức tranh tổng thể về công việc. Việc này sẽ tiêu tốn của doanh nghiệp rất nhiều thời gian và tiền bạc. Nếu những nhân sự doanh nghiệp đào tạo ngày một phát triển thì chi phí này xứng đáng còn ngược lại nếu doanh nghiệp “sở hữu” cho mình quá nhiều nhân sự luôn bị động trong công việc thì việc đào tạo sẽ ko có hiệu quả, gây lãng phí và tốn kém.
3.2. Đối với nhà quản lý
– Gây gián đoạn công việc: Nhân viên không làm chủ động sẽ gây ra tắc nghẽn và gián đoạn cho công tác quản lý của doanh nghiệp. Thay vì tập trung vào việc nâng cao năng suất làm việc, tập trung vào trọng tâm chính những vấn đề cốt lõi trong doanh nghiệp thì các nhà quản lý sẽ phải dành rất nhiều thời gian để đôn đốc nhắc nhở, “cầm tay, chỉ việc” cho nhân sự làm sai, làm nhầm và liên tục làm thiếu công việc. Lâu dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới năng suất của nhà quản lý vì họ đang phải dành quá nhiều thời gian để sát sao những nhân sự còn đang thiếu sự chủ động trong công việc.
– Tâm lý lãnh đạo: Gây ra trạng thái hoang mang khi nhân sự mình quản lý thường xuyên rơi vào trạng thái bị động kém năng suất. Nhà lãnh đạo sẽ hoài nghi năng lực của bản thân, ảnh hưởng đến việc quản lý và đôn đốc thúc đẩy nhân viên làm việc hiệu quả.
3.3. Đối với nhân sự
– Đi chệch hướng, lệch mục tiêu: Nhân sự không chủ động vạch ra mục tiêu và kế hoạch rõ ràng để xử lý khối lượng công việc được giao khiến khối lượng công việc bị trì trệ, ảnh hưởng trực tiếp tới tiến độ làm việc. Công việc được sắp xếp và đi theo một quỹ đạo chỉnh chu sẽ đem lại kết quả tốt nhất trong mỗi công việc/dự án.
– Thiếu tính sáng tạo: Thiếu tính chủ động trong công việc ảnh hưởng trực tiếp tới kết quả làm việc khiến nhân sự luôn thiếu thời gian làm việc và thiếu đi sự sáng tạo trong công việc và quy trình làm việc. Chủ động làm việc, tìm kiếm các thông tin, vấn đề và xu hướng mới sẽ giúp nhân sự đưa ra được nhiều ý tưởng mới trong quá trình làm việc và phối hợp làm việc.
– Không thể lường trước được rủi ro: Giữa một nhân sự chủ động xem xét mọi thứ và một nhân sự chỉ chờ nước đến chân mới nhảy thì việc chủ động sẽ giúp nhân sự đó hạn chế được tối đa rủi ro nhờ đó đưa ra được những phương án điều chỉnh và xử lý kịp thời. Thường xuyên không chủ động sẽ khiến nhân sự thường xuyên rơi vào thế bị động, khó khăn và không kịp trở tay trong công việc.
– Bó hẹp các mối quan hệ: Một nhân sự chủ động sẽ tạo nên được uy tín các nhân và được đánh giá rất cao trong mọi lĩnh vực. Xây dựng được tinh thần chủ động trong công việc sẽ giúp mọi người tận dụng được rất nhiều cơ hội và tăng được sự uy tín cũng như khả năng có thêm việc làm
CÁCH ĐỂ NHÂN VIÊN LUÔN CHỦ ĐỘNG TRONG CÔNG VIỆC
4.1. Xây dựng kế hoạch rõ ràng và chi tiết
Doanh nghiệp cần thể hiện sự chuyên nghiệp ngay trong cách thức làm việc của mình thông qua việc xây dựng cho mình một kế hoạch làm việc bài bản, chi tiết, rõ ràng các mục tiêu, cụ thể các đầu việc cần thực hiện, mức độ kỳ vọng, timeline rõ ràng.
Để từ đó mỗi nhân sự sẽ có cái nhìn tổng quan hơn về mục tiêu, toàn bộ công việc trong doanh nghiệp đồng thời sẽ nắm rõ mục tiêu, nhiệm vụ mà mình phải làm từ đó sẽ chủ động trong công việc và sắp xếp thời gian để hoàn thành được công việc được giao. Khi nhân sự có trong mình một kế hoạch làm việc phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp thì nó sẽ không trở thành áp lực mà sẽ là động lực để nhân sự phát triển.
4.2. Tạo môi trường làm việc sôi nổi cạnh tranh và thân thiện
Để đạt được mục tiêu xây dựng thói quen làm việc chủ động cho nhân viên thì trước hết nhà quản lý cũng cần chứng minh bản thân mình là một người tích cực khi nắm giữ vai trò lãnh đạo. Thay vì tổ chức những buổi họp hành có bầu không khí căng thẳng khiến nhân viên áp lực thì có thể tổ chức những buổi làm việc thỏa mái, nhân sự có cơ hội bày tỏ quan điểm, đưa ra ý kiến riêng và bình luận sôi nổi và chia sẻ mọi ý kiến liên quan đến chủ đề chuyên môn để công việc chung được triển khai tốt hơn.
Dù doanh nghiệp bạn có quy mô như thế nào thì cũng nên áp dụng phương pháp này, không chỉ hỗ trợ giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn mà còn là nền tảng để nhân sự đưa ra được nhiều ý kiến mới, tính sáng tạo cũng được phát huy tối đa.
4.3. Đưa ra thử thách mới cho nhân sự
Nhân sự làm việc quá an toàn và ổn định cũng dễ khiến nhân sự trở nên bị động và cảm thấy nhàm chán do công việc thường xuyên lặp đi lặp lại và không có những thay đổi đột phá cũng như mục tiêu phát triển liên tục. Để tạo ra sự hứng thú khi làm việc cho nhân sự quản lý có thể đưa ra những thử thách mới và những nhiệm vụ mới mẻ để nhân sự có thể thử sức và chứng minh năng lực của bản thân. Bước đột phá này sẽ giúp nhân sự bước ra khỏi vùng an toàn của bản thân, quản lý khai phá thêm được nhiều khả năng “tiềm ẩn” trong mỗi nhân sự.
Chung lại, đặt nhân viên vào thử thách chính là một phương pháp hiệu quả để nhân sự bứt phá, tận tâm trong công việc và tạo ra được những kết quả vượt ngoài mong đợi.
4.4. “Thử sức” nhân sự với vai trò là một nhà lãnh đạo
Thay vì đợi nhà quản lý, lãnh đạo giao việc và thúc giục làm việc hằng ngày, ở nhiều doanh nghiệp hiện nay đã tạo cơ hội cho các nhân sự của mình được đứng trên vai trò làm nhà quản lý, nhà lãnh đạo để nhân sự chủ động hơn trong việc thiết lập các mục tiêu và triển khai các công việc phù hợp. Cách thức này không chỉ giúp doanh nghiệp tạo ra được những nhân viên xuất sắc mà đồng thời còn là nền móng “xây dựng” nên những nhà lãnh đạo ưu tú trong tương lai.
Bằng phương pháp này nhà quản lý đang giúp nhân sự trau dồi các kỹ năng của nhà lãnh đạo tương lai như: chủ động làm việc, chủ động xây dựng mục tiêu, lên kế hoạch công việc, cụ thể hóa mục tiêu thành các đầu việc, phân chia các công việc cho những thành viên khác trong cùng team/đội nhóm nhờ đó nhân sự sẽ có tinh thần trách nhiệm cao và tự chủ trong công việc hàng ngày.
4.5. Ghi nhận thành tích của nhân sự
Xây dựng những hình thức khen thưởng cụ thể công bằng và minh bạch trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân sự cảm nhận được văn hóa tôn trọng và bình đẳng giữa mỗi các nhân. Nhờ đó nhân sự sẽ có động lực làm việc và cố gắng vì mục tiêu chung. Khi thành tích được ghi nhận xứng đáng với năng lực bỏ ra, nhân sự sẽ làm việc hăng say và sáng tạo hơn. Về lâu về dài, khi nhân sự cảm thấy những giá trị mình tạo ra được tôn trọng thì sẽ khuyến khích và chia sẻ những điều tích cực thêm với nhiều nhân sự khác.
4.6. Áp dụng công cụ làm việc hiệu quả trong doanh nghiệp
Trên thị trường hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ nhà quản lý trong việc bao quát toàn bộ công việc đồng thời giúp nhân viên làm việc, trao đổi, theo dõi và tổng hợp báo cáo được hiệu quả hơn.
Áp dụng được công nghệ trong vận hành và quản lý công việc thì cũng đồng nghĩa nhân sự sẽ nắm rõ được bức tranh toàn cảnh về toàn bộ công việc, quy trình, sự phối hợp, cách thức làm việc, báo cáo tự động. Nhờ việc nắm vững bức tranh toàn cảnh đó mà nhân sự có thể chủ động làm việc, xây dựng kế hoạch và đề ra mục tiêu
Base Work+ giải pháp quản lý công việc và quy trình là tiền đề xây dựng thói quen làm việc chủ động cho nhân viên
Do đó, Base Work+ giải pháp quản lý công việc và quy trình ra đời. Thông qua hàng loạt tính năng tiêu biểu như:
– QUẢN LÝ QUA NHIỀU LÁT CẮT: Thông qua việc ĐẨY toàn bộ quy trình trên giấy của phòng Marketing, Sales, Kế toán, Pháp lý, Mua hàng…lên phần mềm. Base sẽ tự động tổng hợp số liệu dựa trên hành vi người dùng Realtime sau đó hiển thị dưới dạng biểu đồ trực quan.
– ĐIỀU PHỐI NHÂN LỰC CHÍNH XÁC: Đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua 3 tiêu chí:
- Về công việc: Số lượng công việc của từng nhân sự, tiến độ xử lý, công việc nào hoàn thành, công việc nào trễ
- Về quy trình: Một nhân sự đang tham gia vào những quy trình nào, bước nào đang bị ứ đọng, tắc nghẽn
- Về thời gian: Thời gian hoàn thành công việc thực tế so với thời gian cam kết
– PHÁT HIỆN ĐIỂM NÓNG KỊP THỜI: Lập tức nắm được điểm nóng phát sinh trong luồng phối hợp. VD: Quy trình bị tắc ở đầu việc nào, ai chịu trách nhiệm, tắc từ bao giờ,..
– BÁO CÁO TỰ ĐỘNG, ĐƯỢC ĐO LƯỜNG REALTIME: phần mềm có những HỆ THỐNG BÁO CÁO TỰ ĐỘNG với những dữ liệu cực kỳ giá trị. Nhân sự cũng nắm được thông tin bản thân đã và đang hoàn thành bao nhiêu đầu việc trên tổng số công việc được giao.
5.1. Tác dụng với nhân sự
Chủ động tiếp nhận công việc: Nhân viên lập tức nhận được thông báo giao việc từ cấp trên: chi tiết nội dung công việc, deadline, tài liệu đính kèm, người phối hợp nhờ đó nhân sự nắm rõ và thực hiện chính xác công việc của mình
Chủ động phối hợp đúng quy trình: Nắm rõ quy trình của từng bộ phận (Sales, MKT, Kế toán, Mua hàng, Sản phẩm, Pháp lý,…). Chi tiết đến người kiểm soát, người thực thi, SLA từng giai đoạn. Từ đó chủ động KÉO-THẢ để bàn giao đúng quy trình đã thiết lập sẵn
Chủ động lên danh sách công việc: Nắm rõ vai trò của mình. Phía trước & phía sau có những ai đang đợi. Từ đó chủ động tạo lên danh sách công việc & sắp xếp timeline hợp lý
Chủ động đẩy nhanh tiến độ: Nắm rõ bản thân đã & đang hoàn thành bao nhiêu đầu việc. Có bao nhiêu đầu việc đúng/quá deadline. Chủ yếu trễ ở đầu việc nào. Từ đó chủ động đẩy nhanh tiến độ
Chủ động truy vấn trách nhiệm: Dựa vào lưu vết lịch sử chuyển giao, chủ động tìm đến cá nhân đang xử lý công việc quá chậm hoặc chuyển giao sai quy trình để đối chất
5.2. Hỗ trợ nhà quản lý
Chủ động phát hiện điểm nóng: Lập tức nắm được đầu việc ứ đọng nằm tại giai đoạn nào trong quy trình, do ai chịu trách nhiệm, tắc từ bao giờ,..
Chủ động kiểm soát tiến độ: Lập tức nắm được tiến độ xử lý công việc của từng nhân viên Real-time mà không cần bị động chờ đợi báo cáo
Chủ động đo lường hiệu suất: Biểu đồ báo cáo trực quan dưới 2 góc nhìn (Workload & SLA) cho phép nhà quản lý phát hiện cá nhân nào hoàn thành xuất sắc/chậm nhất.
Chủ động tinh chỉnh quy trình: Bổ sung/cắt giảm nhân sự/công việc tại từng giai đoạn trong quy trình hợp lý
KẾT LUẬN
Có một đội ngũ nhân viên làm việc với tinh thần như một người chủ (hay làm việc chủ động), luôn luôn là niềm mơ ước của hầu hết các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Thế nhưng, kiếm được một nhân viên làm việc với tinh thần như vậy đã là rất khó, còn tuyển dụng được một đội ngũ nhân viên làm việc như vậy thì khó khăn gấp bội lần.
Tuy nhiên, nhà lãnh đạo hoàn toàn có thể xây dựng tập thể nhân viên của mình từ những người làm việc thụ động trở thành những nhân làm hoàn toàn chủ động trong công việc, nếu thật sự lãnh đạo mong muốn điều đó. Và Base Work+ sẽ là trợ thủ giúp các nhà lãnh đạo đạt được mục tiêu đó một cách nhanh nhất và hiệu quả nhất.
_________________________________________________________________________
Base.vn – Nền Tảng Quản Trị Doanh Nghiệp Toàn Diện, tự hào đồng hành cùng +5000 khách hàng doanh nghiệp hàng đầu trong nhiều lĩnh vực như: VIB, ACB, Sacombank, VPBank, Golden Gate, Pizza Hut, Twitter Beans Coffee, Vissan, Tân Á Đại Thành, Hoà Bình Minh, Decathlon, Huy Thành Jewelry, Bamboo Airways, Novaland Group, Phục Hưng Holdings, PCC1, Đại Học Văn Lang, Đại Học Ngoại Thương, Bệnh viện Phụ sản Hà Nội, Bệnh viện Gia An 115, Thái Hà Books,…
Để nhận tài liệu + báo giá + tính năng sản phẩm phần mềm hỗ trợ quản lý công việc – quản lý quy trình Base Work+, bạn có thể ĐỂ LẠI EMAIL ĐĂNG KÝ NGAY TẠI ĐÂY:
