Tối ưu hóa quy trình đóng vai trò vô cùng quan trọng trong quá trình phát triển của doanh nghiệp. Mỗi doanh nghiệp sẽ có những phương hướng và cách thức xây dựng quy trình khác nhau. Xong làm thế nào để nhân viên thực hiện chính xác, đảm bảo đúng tiến độ đồng thời quản lý có thể theo dõi được toàn bộ luồng phối hợp và xử lý nhanh chóng những điểm tắc nghẽn là mục tiêu chung mà mọi nhà lãnh đạo đều muốn đạt được. 

Khi công nghệ ngày càng phát triển, doanh nghiệp “chạy đua” trên con đường cải tiến phương thức làm việc. Chuyển đổi số sẽ là dần trở thành một người bạn đồng hành hỗ trợ vô cùng quan trọng cho doanh nghiệp trên con đường tối ưu hóa quy trình cho mình. 

Vậy chuyển đổi số nhằm tối ưu hóa quy trình trong doanh nghiệp là gì? Tối ưu hóa quy trình bằng công nghệ như thế nào? Đâu là những hệ quả khi doanh nghiệp “chậm” ứng dụng công nghệ vào tối ưu hóa quy trình. Giải pháp nào giúp doanh nghiệp thực hiện được điều đó nhanh chóng và hiệu quả nhất? Tất cả sẽ được giải đáp bằng bài viết dưới đây:

CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ? TẠI SAO CẦN CHUYỂN ĐỔI SỐ ĐỂ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH? 

Sự bành trướng của các công ty công nghệ trên thế giới, cũng như sự xuất hiện liên tục của cụm từ “chuyển đổi số” đã khiến đây một xu thế được nhiều doanh nghiệp quan tâm và bắt đầu chuyển mình theo thời thế. Doanh nghiệp chuyển đổi số với mong muốn công nghệ sẽ là một “bệ phóng” giúp mình tăng doanh thu và giảm được những chi phí không đáng có trong doanh nghiệp. 

1.1. CHUYỂN ĐỔI SỐ LÀ GÌ? 

Chuyển đổi số (Digital Transformation) là quá trình sử dụng công nghệ số để thay đổi mô hình kinh doanh, từ đó tạo ra những cơ hội và giá trị mới cho doanh nghiệp. Nhìn chung, chuyển đổi số chính là việc các doanh nghiệp sẽ cải tiến, thay đổi và phát triển mô hình làm việc truyền thống sang mô hình số hóa bằng công nghệ. 

Nhưng thực tế, việc loại bỏ phương pháp làm việc thủ công truyền thống sang vận hành, quản lý và làm việc trên nền tảng công nghệ sẽ không hề đơn giản. Không chỉ riêng gì những doanh nghiệp có quy mô nhỏ, mà ngay cả những tập đoàn lớn cũng gặp rất nhiều khó khăn trong việc chuyển đổi số. Minh chứng là chỉ có khoảng 30% doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, còn lại 70% nỗ lực chuyển đổi số đều thất bại và không đạt được mục tiêu đã đề ra. 

1.2. TẠI SAO DOANH NGHIỆP CẦN CHUYỂN ĐỔI SỐ ĐỂ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH

Nếu như các chính sách & nguyên tắc là tiêu chuẩn giúp nhân viên biết việc gì được làm hay không được làm, thì quy trình chính là bản tham chiếu để nhân viên biết một việc nên được làm như thế nào? Do đó, trong những năm qua, các doanh nghiệp đã đầu tư rất nhiều tiền bạc và công sức để xây dựng lên các quy trình với kỳ vọng sẽ xây dựng được một bộ máy làm việc hiệu quả. 

Tuy nhiên trên thực tế, các doanh nghiệp sẽ rất dễ bắt gặp những tình huống đau đầu như thế này:

– Lãnh đạo mất hàng tháng trời để xây dựng quy trình, nhưng khi giao xuống nhân viên lại thấy phức tạp, khó hiểu, không sát với thực tế và không làm theo

– Khó kiểm soát tình trạng của các công việc trong những quy trình liên quan tới nhiều phòng ban, thông tin bị phân tán phải mất nhiều thời gian để tìm lại khi cần.

– Không thể trả lời được những câu hỏi đơn giản như công việc hiện đang bị trì hoãn ở bước xử lý nào của bộ phận nào, đâu là các điểm tắc nghẽn trong quy trình, nguyên nhân thường xuyên gây ra các vấn đề là gì.

Còn với các bạn nhân viên do chưa nắm được bức tranh tổng thể về toàn bộ quy trình. Đồng thời các thao tác như tiếp nhận, chuyển giao, phối hợp đều phải thực hiện thủ công nên thường xuyên gặp phải những câu hỏi cơ bản như: Quy trình này dùng để giải quyết vấn đề gì? Đầu vào, đầu ra của quy trình là gì? Quy trình này áp dụng cho ai, bộ phận nào, có những giai đoạn nào? Mỗi công đoạn có những công việc nào phải hoàn thành và ai sẽ phụ trách nó? Thời gian cam kết hoàn thành mỗi giai đoạn là bao lâu?….

Do đó, ngoài việc xây dựng cho mình một quy trình chuẩn, tinh gọn về các bước thì doanh nghiệp cũng cần số hóa toàn bộ quy trình trên nền tảng công nghệ để nhân sự nắm bắt và làm việc được chính xác, hiệu quả nhất. 

“CHẬM” SỐ HÓA QUY TRÌNH SẼ ĐEM ĐẾN NHỮNG HẬU QUẢ GÌ CHO DOANH NGHIỆP? 

Không tối ưu hóa quy trình cũng như việc thực hiện quy trình thủ công sẽ đem lại rất nhiều bất lợi đối với doanh nghiệp, đặc biệt với những doanh nghiệp đang trên đà phát triển nhanh chóng

2.1. Nhân sự không hiểu rõ quy trình

Về cơ bản, hầu hết các doanh nghiệp vẫn đang để nhân sự của mình theo dõi quy trình trên giấy tờ, và thực hiện theo từng bước thủ công. Do đó, tình trạng nhân sự không hiểu rõ quy trình và thường xuyên đi “chệch hướng” do với luồng quy trình đã được setup thường xuyên xảy ra. Nhất là với những doanh nghiệp có khối lượng nhân sự lớn, số lượng công việc, quy trình trong doanh nghiệp nhiều, nhân sự sẽ dễ rơi vào vòng xoáy câu hỏi: Thứ tự các bước sẽ được thực hiện như thế nào, yêu cầu từng bước, các biểu mẫu liên quan cần được sắp xếp trình bày ra sao, công việc nào nên được ưu tiên trước, cụ thể yêu cầu từng bước,…

Do đó, nếu số hóa được toàn bộ quy trình trong doanh nghiệp sẽ giúp nhân sự nắm rõ được bức tranh tổng thể về toàn bộ quy trình nhờ đó mà những thông tin như: Các bước trong quy trình, công việc cụ thể, luồng phối hợp, người cần bàn giao, deadline,…Nhân sự sẽ dễ dàng thực hiện đúng quy trình, giảm tải lỗi sai và linh hoạt làm việc để đạt được tiến độ. 

2.2. Nhân sự “trì trệ” khi phối hợp làm việc

Quy trình làm việc không được trực quan hóa và phân công rõ ràng sẽ dẫn đến tình trạng, nhân sự thì phải làm quá nhiều nhưng có những nhân sự lại làm quá ít, người ôm đồm quá nhiều việc, người lại thảnh thơi. Điều này về lâu dài sẽ ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu suất trong doanh nghiệp, nhân sự sẽ dần mang tâm lý ý lại và phụ thuộc vào người khác. 

Cùng với đó, các nhà quản lý luôn phải sát sao với nhân sự của mình trong từng bước, từng luồng phối hợp quy trình, mà vẫn không tránh khỏi việc xảy ra những rủi ro không đáng có như: Nhân sự thực hiện sai, làm chậm, không đúng yêu cầu,…

2.3. Xảy ra tình trạng ngụy biện, đổ lỗi trong doanh nghiệp 

Doanh nghiệp chưa có công cụ trực quan hóa quy trình dễ gây đến tình trạng nhân sự “đổ lỗi” khi có những vấn đề phát sinh trong quy trình, điều này cũng có thể xảy ra giữa các phòng ban/bộ phận trong công ty. Đặc biệt, các nhà lãnh đạo cũng sẽ gặp nhiều khó khăn trong việc truy vết và tìm ra nguyên nhân xuất hiện điểm nóng trong quy trình. Tốc độ và hiệu suất từ đó cũng bị ảnh hưởng. 

2.4. Mất nhiều thời gian, hiệu suất làm việc kém

Doanh nghiệp mất thời gian đào tạo cho nhân sự mới về quy trình, thông thường các doanh nghiệp sẽ cho phép các trưởng bộ phận tham gia vào quá trình đào tạo và phân chia công việc. Tuy nhiên, hoạt động này thường diễn ra không hiệu quả, do một số doanh nghiệp chưa xây dựng được lộ trình đào tạo bài bản, hoặc ở một số doanh nghiệp lớn, số lượng công việc và quy trình nhiều khiến cho việc tiếp nhận công việc của nhân sự mới còn gặp nhiều khó khăn. 

2.5. Đánh giá chất lượng không chính xác

Khó khăn trong việc theo dõi hiệu quả công việc, thường xuyên xuất hiện điểm nóng trong quy trình, không kịp thời điều chỉnh xử lý khi xảy ra vấn đề trong luồng phối hợp,… là những điều thường xuyên diễn ra trong doanh nghiệp còn đang áp dụng quản lý quy trình theo phương pháp thủ công. Cũng chính vì thế mà việc đo lường và đánh giá chính xác hiệu suất sẽ gặp nhiều khó khăn và trở thành nỗi trăn trở của mỗi nhà quản trị. 

DOANH NGHIỆP SẼ TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH BẰNG CÔNG NGHỆ NHƯ THẾ NÀO? 

Việc tập trung vào tối ưu hóa quy trình sẽ giúp doanh nghiệp tăng năng suất lao động, tăng tính hiệu quả và nhất quán quy trình vận hành. Quy trình càng trơn tru, doanh nghiệp càng vận hành nhanh. Quản lý không phải đứng ra hướng dẫn ai làm gì, khâu này cần xử lý ra sao. Việc họ cần làm là tập trung theo dõi tiến độ và tối ưu luồng công việc. Vậy doanh nghiệp sẽ cần tối ưu hóa quy trình bằng công nghệ như thế nào? 

3.1. Sử dụng ứng dụng công nghệ phù hợp với mô hình kinh doanh của doanh nghiệp mình 

Công nghệ sẽ là “trợ thủ” đắc lực hỗ trợ các nhà lãnh đạo có thể bao quát toàn diện mọi hoạt động trong doanh nghiệp. Khi triển khai các ứng dụng, các giải pháp công nghệ vào vận hành doanh nghiệp, doanh nghiệp cần xem xét dựa trên những yếu tố như: Tính năng cần có, sự phù hợp của phần mềm với mô hình kinh doanh, sự linh hoạt của ứng dụng,…và nhiều khía cạnh khác để có thể đánh giá được sự phù hợp của phần mềm với mục tiêu và sự phát triển trong doanh nghiệp. 

Một số các công cụ điển hình được nhiều doanh nghiệp lớn trên thế giới áp dụng để tự động hóa quy trình bao gồm: Al, Machine, Learning, CRM, ERP,…Các ứng dụng này đã giúp doanh nghiệp tối ưu các quy trình trong doanh nghiệp, đẩy nhanh hiệu suất, nâng cao tiến độ và xây dựng lên cơ sở dữ liệu để nhà lãnh đạo đưa ra được những quyết định nhanh chóng và chính xác. 

Do đó, việc doanh nghiệp cần lựa chọn cho mình một công cụ phù hợp để “xóa nhòa” đi những bất cập khi thực hiện các quy trình thủ công, cũng như đẩy nhanh được tiến độ, thực hiện chính xác quy trình và hỗ trợ các nhà lãnh đạo bao quát được mọi khía cạnh trong quản lý công việc, quy trình, nhân sự. 

3.2. Thuyết phục nhân sự sử dụng công nghệ, lãnh đạo và sát sao quá trình áp dụng công nghệ vào vận hành doanh nghiệp? 

Chỉ có 30% doanh nghiệp chuyển đổi số thành công, con số này cũng đã chứng tỏ những khó khăn mà doanh nghiệp sẽ gặp phải trên con đường chuyển đổi số. Trong đó phải kể đến những khó khăn xuất phát từ phía nhân viên. Ở nhân sự sẽ có thể xuất hiện tình trạng “ngại” thay đổi, ngại áp dụng công nghệ, mà nguyên nhân có thể là do nhân sự chưa hiểu rõ về công nghệ và ứng dụng của nó mang lại nên ngại thay đổi, ngại áp dụng. Do đó, lãnh đạo cần cung cấp những kiến thức và đào tạo cho nhân sự về phần mềm để đảm bảo khi áp dụng công nghệ sẽ được nhân sự đón nhận để hoạt động chuyển đổi số được diễn ra hiệu quả nhất. Đồng thời cũng cần cung cấp đầy đủ kiến thức cho nhân sự để đảm bảo quy trình sẽ được vận hành và thông tin được bảo mật. 

Lựa chọn được nền tảng công nghệ phù hợp với quy mô lĩnh vực và quy trình vận hành trong doanh nghiệp rất quan trọng. Khi lựa chọn được rồi doanh nghiệp cần tính toán đến việc đào tạo nhân sự kỹ càng để chuẩn bị cho quá trình số hóa được tốt nhất. Trong giai đoạn đầu của quá trình số hóa sẽ tập trung vào việc setup các công việc và quy trình lên một nền tảng công nghệ, tối ưu và xây dựng hệ thống vận hành doanh nghiệp. 

BASE WORK+ GIẢI PHÁP GIÚP DOANH NGHIỆP TỐI ƯU HÓA QUY TRÌNH

Phần mềm Base Work+ ra đời với 3 mảng tính năng: QUẢN LÝ CÔNG VIỆC, QUẢN LÝ QUY TRÌNH, QUẢN LÝ TIẾN ĐỘ, là công cụ đắc lực giúp CEO/Manager tối ưu hóa toàn bộ quy trình thông qua việc SỐ HÓA toàn bộ quy trình trên giấy

Nhờ đó mà nhà quản lý có thể:

– BAO QUÁT TOÀN BỘ QUY TRÌNH từ A → Z và bao quát công việc qua nhiều lát cắt phòng ban/team/cá nhân.

– THEO DÕI TIẾN ĐỘ REAL-TIME của nhiều dự án/nhiều phòng ban khác nhau. Không mất thời gian bị động chờ đợi báo cáo nhân viên.

– PHÁT HIỆN VÀ TRUY VẾT ĐIỂM NÓNG nhanh chóng: Lập tức nắm được điểm nóng phát sinh trong luồng bàn giao. VD: Quy trình bị tắc ở đầu việc nào, ai chịu trách nhiệm, tắc từ bao giờ,…

– Quản lý công việc ngay cả khi KHÔNG CÓ Ở VĂN PHÒNG: Không cần cài đặt phần cứng, sử dụng linh hoạt cùng lúc trên nhiều thiết bị. Giúp nhà quản lý có thể kiểm soát tình hình ngay cả khi đi công tác chỉ với một chiếc Smartphone.

– ĐÁNH GIÁ HIỆU SUẤT làm việc của nhân sự: Đo lường hiệu suất làm việc của nhân viên thông qua 3 tiêu chí (công việc/quy trình/thời gian). Phát hiện được nhân viên xuất sắc nhất, Workload từng nhân sự. Từ đó có phương án bổ sung/cắt giảm/tối ưu nhân sự hợp lý.

Đồng thời với đặc điểm của nền tảng phù hợp cho mọi quy mô doanh nghiệp. Base hỗ trợ tối đa cho các doanh nghiệp SME bắt đầu chuyển đổi số, Base có nhiều gói sản phẩm theo quy mô và theo giải pháp. Các gói theo quy mô phù hợp với các SME gồm có: gói Starter (dưới 30 nhân sự), Growth (dưới 60 nhân sự), Business (trên 60 nhân sự).