GIỮ CHÂN NHÂN TÀI XÓA BỎ TÌNH TRẠNG “CHẢY MÁU CHẤT XÁM” TRONG DOANH NGHIỆP
Lam Nguyen
02/01/2022
Read More »
Bài toán doanh nghiệp
Giải pháp đặt ra
Kết quả đạt được
Bình luận
KHÔNG THỂ TIẾP TỤC LẠM DỤNG CÔNG CỤ THỦ CÔNG - CEO ĐÃ TÌM RA GIẢI PHÁP TOÀN DIỆN
"Đứng trên cương vị nhà lãnh đạo, bản thân tôi luôn đau đáu tìm kiếm cách làm thế nào để phát triển doanh nghiệp tốt hơn, giúp nhân viên làm việc hiệu quả hơn. Quả thực, đó là quá trình tìm kiếm và thử nghiệm không hồi kết. Nhưng đừng ngại một phép thử, hãy cứ cố gắng, rồi trái ngọt sẽ đến. Để tôi kể cho các bạn nghe về hành trình thay đổi toàn diện phương thức làm việc thủ công của doanh nghiệp mình."
Lỗi sai lớn nhất của tôi khi điều hành doanh nghiệp này đó là để nhân viên “quen thói” với công cụ làm việc thủ công
Suốt 5 năm qua, kể từ khi đội ngũ chỉ có 5 - 10 người, 100% nhân sự công ty tôi đã được học cách sử dụng công nghệ để làm việc. Chúng tôi làm việc qua các phần mềm, ứng dụng thời đó rất thịnh hành trong quản lý và làm việc đội nhóm. Đó là Zalo, Messenger, Excel, Gmail,... Làm việc với phần mềm, thoát ly giấy tờ khiến tôi ngỡ mình đã tiếp thu công nghệ triệt để.
...khi số lượng nhân sự tăng lên tới hàng trăm, cơn ác mộng lúc này mới thực sự bắt đầu.
Độ trễ lên tới đỉnh điểm lúc tất cả nhân sự đều gửi báo cáo qua Excel. Mặc dù đây là công cụ tuyệt vời để tổ chức dữ liệu, nhưng khi dự án phát triển và dữ liệu phức tạp hơn, việc duy trì bảng tính trở nên rất phức tạp. Đôi khi, việc phải xử lý và cập nhật dữ liệu liên tục có thể gây ra nhầm lẫn và sai sót.
Quản lý thông tin cũng rắc rối không kém bởi công ty tôi sử dụng Email và tin nhắn qua Zalo là hai phương tiện giao tiếp chính. Giao việc qua những công cụ này tuy nhanh nhưng không tập trung, dễ lẫn lộn bởi rất nhiều tin nhắn cá nhân và công việc trong hòm thư. Điều này làm cho việc tìm kiếm thông tin khó khăn và đôi khi làm mất đi thông tin quan trọng.
Tệ hơn mọi người không hề biết công việc của mình cần hoàn thành khi nào, trách nhiệm của mình quan trọng đến đâu trong bức tranh tổng thể.
Chuyện chưa dừng lại ở đó, vấn đề trở nên nhức nhối hơn vào mỗi đầu quý, khi kế hoạch, đề xuất được gửi liên tục. Tôi gần như chết ngập trong đống email bởi bởi mỗi người một cách hành văn, một cách truyền đạt thông tin khác nhau. Với những đầu việc ngắn cần gấp thì họ sẽ nhắn tin, gọi điện và tôi cần “nhảy số” trong 1 nốt nhạc để duyệt. Tình trạng tạo - duyệt đề xuất vô tội vạ, nhớ nhớ quên quên khiến cho công việc ngưng trệ, lỡ thời điểm vàng thường xuyên xảy ra.
Không thể thả trôi mọi vấn đề đang tồn đọng, tôi đã cho làm khảo sát nhân viên để trả lời câu hỏi một ngày bạn chia thời gian để làm việc thế nào. Đến 60% nhân sự đã trả lời rằng, họ mất khoảng 5 tiếng mỗi ngày để check tin nhắn và tìm kiếm phần việc của mình???
"Tóm lại, việc chuyển đổi giữa các công cụ rời rạc chính là lí do chính làm giảm đáng kể hiệu suất làm việc. Phải mở và đóng nhiều ứng dụng, chương trình chỉ để hoàn thành một công việc cụ thể khiến nhân sự sa sút tinh thần và tăng cường cảm giác mất kiên nhẫn."
Điều tuyệt vời đã đến
Cách đây vài tháng, tôi tìm tới cậu bạn cùng khởi nghiệp những ngày đầu, hiện đã là CEO của đội ngũ tới 200 nhân sự. Lắng nghe câu chuyện của tôi, cậu ta giới thiệu ngay cho tôi một phần mềm công nghệ tên Base.vn với lời nhắn “Gom tất cả trứng bỏ vào một giỏ đi, quản lý và gắn kết đội ngũ thì chỉ cần một phần mềm thôi bạn à.” Từ ngày chọn sử dụng Base, tôi thậm chí không thể tin những bài toán quản trị khó nhằn trên lại được giải quyết chỉ với một vài thao tác rất đơn giản.
Chỉ trong 3 tháng triển khai sử dụng công cụ quản lý mới, việc quản lý thông tin và tài liệu trở nên dễ dàng hơn. Mọi người không còn phải tìm kiếm thông tin khắp nơi, mà có thể truy cập và chia sẻ tất cả từ một nền tảng duy nhất.
Toàn bộ dữ liệu tại đây đều là real time, kiểm tra báo cáo ngay trên phần mềm, tôi thực sự biết mọi vấn đề đang diễn ra và sẵn sàng can thiệp hỗ trợ nhân viên của tôi kịp thời.
Một công dụng của Base tôi đánh giá là vô cùng quan trọng, đó là tăng cường tương tác và hiệu suất làm việc nhóm. Việc giao tiếp nội bộ, phân công nhiệm vụ, theo dõi tiến độ dự án đều trở nên mạnh mẽ hơn. Mọi người có thể dễ dàng xem và cập nhật thông tin liên quan đến dự án, giúp đẩy nhanh tiến độ công việc.
Chưa hết, phần mềm này cũng giúp tối ưu hóa quy trình làm việc. Tổ chức lịch làm việc, quản lý deadline, và theo dõi công việc đều hiệu quả hơn. Nhờ đó củng cố khả năng đáp ứng linh hoạt với thay đổi và yêu cầu từ khách hàng, đối tác.
Thay đổi đột phá chưa từng có trong lịch sử
Từ ngày sử dụng Base, tới 90% các ứng dụng đơn lẻ như Messeger, Zalo, Skype,...đã được thay thế hoàn toàn, nhân viên cảm thấy tự tin hơn khi có công cụ hỗ trợ chuyên nghiệp, giúp họ tập trung hoàn toàn vào công việc và tính sáng tạo được nâng cao triệt để.
Quy trình giữa các phòng ban cũng đã được tinh gọn tới 80%. Mọi thao tác đều thể hiện minh bạch trên phần mềm nhờ thao tác KÉO-THẢ. Thông tin được tổ chức gọn gàng và dễ dàng truy cập, giúp công ty tăng cường sự linh hoạt và phản ứng nhanh chóng đối với thay đổi. Bởi vậy, ma sát nội bộ giảm đi đáng kể, công việc từ đó mà trôi chảy hơn rất nhiều.
Hóa ra quản lý doanh nghiệp không khó như tôi nghĩ
Kể từ đó đến giờ, Base đã trở thành trợ thủ đắc lực của mỗi thành viên trong công ty tôi. Phần mềm thiết yếu tới mức việc đầu tiên khi ngủ dậy là mở Base trên điện thoại để checkin công việc. Đi công tác tôi cũng không quên duyệt đề xuất qua app mobile cho anh em ở nhà triển khai.
Tôi đã giới thiệu công nghệ Base tới rất nhiều những người bạn CEO của mình ở các lĩnh vực khác nhau và mọi người đều áp dụng thành công. Thật may mắn vì giờ đây việc quản lý doanh nghiệp tới cả trăm nhân sự không còn vất vả như trước nữa, tất cả là nhờ Base.vn...
1,786 Bình luận
Trang Lê
Phần mềm này đỉnh thật sự nha. Nhân viên như mình có thể làm việc với sếp và các phòng ban khác mà không cần gặp trực tiếp, quan trọng là mọi thứ đều thể hiện trên phần mềm nên rất dễ dàng tìm kiếm và chuyển giao công việc. À còn giải quyết luôn vấn đề tìm tài liệu những job cũ cũng chỉ cần một vài cái click thôi. Hồi chưa dùng Base là tôi toàn phải lặn lội trong file drive, cái nào mà quên tải lên là thôi coi như mất luôn đấy. Hay thật sự.
Thích
•
Phản hồi
•
1 ngày
Hưng Võ
Có phần mềm này tôi không cần phải hỏi nhân viên hôm nay làm được những gì. Gần đến Year End Party tôi cũng sẽ kiểm tra trong báo cáo có sẵn trên Base để trao thưởng cho nhân viên có thành tích tốt. Số liêụ vừa chuẩn mà cũng vừa giúp nhân sự có động lực sử dụng phần mềm cho công việc hằng ngày.
Thích
•
Phản hồi
•
2 ngày
Tùng Anh Vũ
Kể từ ngày dùng Base, nhân viên của tôi làm việc chăm chỉ hơn. Bây giờ ai cũng chăm chỉ miệt mài với guồng quay công việc gấp đôi trước kia mà ai cũng thấy hào hứng hơn trước.
Thích
•
Phản hồi
•
1 ngày
Minh Nguyễn
Mất bao lâu để toàn công ty dùng thành thạo hả bạn?
Thích
•
Phản hồi
•
1 ngày
Tùng Anh Vũ
Công ty mình mất khoảng 3 tháng là làm việc 100% trên này rồi
Thích
•
Phản hồi
•
1 ngày
Linh Nguyễn Mai
Hôm nay vừa nhờ sếp duyệt request qua Base lúc anh ấy đang đi du lịch. Làm mọi thứ trên phần mềm đã đỉnh rồi mà tất cả lại được kết nối với nhau rất chặt chẽ. Sếp duyệt một cái là các khâu kế tiếp cứ triển tằng tằng luôn. Thích nhất là mắt mình nhìn thấy đầu việc đó đang được các bên xử lý. Đỉnh thật sự.
Thích
•
Phản hồi
•
2 ngày
Minh Hạnh Phạm
Em là trợ lý giám đốc, không chỉ dùng Base để quản lý đầu việc giúp sếp, em còn sử dụng để tổ chức họp hành, lên list cuộc họp, kiểm tra số liệu báo cáo. Chính ra đầu việc của em nhiều lắm, mà dùng cái này giúp em phân bổ đầu việc vào từng nhóm hợp lý. Từ làm việc của mình đến phân bổ đầu việc đến các phòng ban đều trong tầm kiểm soát của mình và trên một màn hình duy nhất. Có phần mềm này, công việc của em nhẹ đi một nửa luôn các bác ạ 👍
Thích
•
Phản hồi
•
2 ngày
Làm việc cùng nhau hiệu quả hơn!
Bắt đầu ứng dụng công nghệ hiện đại nhất cho doanh nghiệp của bạn